Im Café laufen zwei Abläufe nebeneinander: die Theke, an der zwischendurch kassiert wird, und die Tische drinnen und draußen, an denen über eine längere Zeit nachbestellt wird. Payline bildet beides in einem System ab, von der Bestellung über die Kartenzahlung bis zum Kassenbuch. Charlotte Nolte ist Mitinhaberin vom Café Alfredo in Göttingen und arbeitet mit Payline. Diese Seite beschreibt die Abläufe, die sich in einem Café dadurch ändern.
weniger pro Gast, seit das Team nicht mehr zur Hauptkasse zurückläuft.
Charlotte Nolte, Café Alfredo
66
Jahre alt ist der älteste Kollege, der die Kasse nach wenigen Tagen sicher bedient hat.
Café Alfredo und Rocks Bar
−10 %
Personalkosten durch weniger Wege und weniger Handgriffe.
Payline
Theke innen, Tische draußen, ein Weg weniger
Ein Gast auf der Terrasse bestellt nach, drinnen möchte ein zweiter seine Rechnung. Bisher hieß das zweimal quer durch den Raum zur Hauptkasse. Mit Payline nehmen Sie die Bestellung mobil am Tisch auf, ob im Gastraum oder auf der Terrasse, und die Buchung liegt sofort im System. Charlotte Nolte, Mitinhaberin vom Café Alfredo in Göttingen, sagt dazu: Man spart sich pro Kunde ungefähr drei Wege. Vor Payline lief ihr Team mit Zettel und Stift und musste für Informationen und Tischrechnungen zurück an die Hauptkasse im Innenraum. Der Weg zurück entfällt damit, auch wenn draußen alles besetzt ist.
Kontaktlos zahlen am Tisch im Außenbereich
Die Aushilfe fängt um acht an der Theke an
Wer morgens die Theke übernimmt, hat selten eine Woche Vorlauf. Payline richten wir vor Ort ein, mit Ihrer Speisekarte, Terminal, Bondrucker und Netzwerk, und schulen Ihr Team dabei. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich auf wenige Minuten. Charlotte Nolte sagt über ihr Team, die jüngeren Kollegen bräuchten keine großartige Erklärung, weil das System selbsterklärend ist. Der älteste Kollege ist 66 und hatte die Kasse nach wenigen Tagen sicher im Griff. Eine Schulung vor dem ersten Arbeitstag gab es in ihren Betrieben nicht.
Kartenzahlung am Tresen, Abschluss am Abend
An der Theke werden über den Tag viele einzelne Zahlungen kassiert. EC-, Kredit- und kontaktlose NFC-Zahlungen fließen bei Payline automatisch in die Kasse, ohne dass jemand sie nachträgt. Abends entfällt der Abgleich zwischen Tagesabschluss und Payment-Portal, weil Zahlung und Kasse ein System sind. Den Beleg müssen Sie jedem Gast anbieten, ausdrucken ist nicht vorgeschrieben, elektronisch genügt, etwa als QR-Code oder E-Mail. Ab dem Tarif Pro wird jede Buchung über die zertifizierte TSE signiert und revisionssicher aufgezeichnet, und den Export für den Steuerberater ziehen Sie aus demselben System.
Zahlung und Kasse sind ein System
Mehrere Spitzen am Tag statt einer
Der Vormittag an der Theke und der Nachmittag an den Tischen sind zwei verschiedene Geschäfte. Payline wertet Verkäufe nach Tag, Uhrzeit und Standort aus und zeigt Bestseller und Ladenhüter, sodass Sie das Personal an den tatsächlichen Spitzen ausrichten. Der volle Umfang gehört zu Pro und Business, bei Start sehen Sie den Tagesumsatz. Preise und Karten pflegen Sie zentral aus der Kasse. Im Dashboard liegen Umsatz, Verkäufe und der durchschnittliche Bon live. Payline nennt für das System zehn Prozent weniger Personalkosten, weil weniger Wege und weniger Handgriffe anfallen.
Häufige Fragen aus Cafés.
Welcher Tarif passt zu einem Café?
Das hängt daran, wie viele Kassen Sie brauchen und was Sie auswerten wollen. Start deckt eine Kasse mit Kartenzahlung und dem Tagesumsatz ab. Pro umfasst drei Kassen, die QR-Bestellung am Tisch, volle Auswertungen und den Export für den Steuerberater. Business ist auf mehrere Standorte ausgelegt, mit unbegrenzt vielen Kassen, DATEV-Schnittstelle und festem Ansprechpartner. Für ein Café mit Theke und Außenbereich passt meist Pro, weil dort die QR-Bestellung und die vollen Auswertungen enthalten sind. Alle Preise stehen auf der Preisseite.
Wie schnell erreichen wir jemanden, wenn morgens etwas klemmt?
Wir antworten im Durchschnitt in 17 Minuten. Auf welchem Weg Sie uns erreichen, hängt vom Tarif ab: Bei Start läuft der Support per Mail, bei Pro am Telefon, ein fester Ansprechpartner gehört zum Tarif Business. Payline arbeitet ohne Callcenter, kommt bei Bedarf in den Betrieb und übernimmt Einrichtung, Schulung und den Umzug der Kasse.
Was verlangt das Finanzamt bei einer Kassennachschau?
Der Prüfer darf während der Öffnungszeiten ohne Termin erscheinen und verlangt in der Regel drei Dinge: den Kassenbestand zum Abgleich mit dem Soll, Einblick in die Aufzeichnungen des Prüfzeitraums und den digitalen Export der Kassendaten. Für die Übergabe gibt es das Format DSFinV-K, Kassendaten sind zehn Jahre digital, maschinell auswertbar und unveränderbar aufzubewahren. Bei Payline läuft die zertifizierte TSE mit, alle Buchungen werden revisionssicher aufgezeichnet, den Export ziehen Sie in den Tarifen Pro und Business aus demselben System. Das ist ein Überblick und keine steuerliche Beratung, für Ihren Betrieb entscheidet Ihr Steuerberater.
Wir kommen ins Café.
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